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Agenda et Todo List
Agenda et TodoList

Il existe quatre outils de gestion du temps que vous devriez pratiquer pour augmenter votre productivité et maîtriser vos compétences organisationnelles personnelles.

Chacun d’eux prend un peu de temps à apprendre et à maîtriser, mais vous rapporte plus d’efficience et d’efficacité pour le reste de votre vie.

Voici ci dessous les 4 outils de gestion du temps que je vous préconise.

Outil gestion du temps n°1 : Créer votre système

La première technique de gestion du temps que vous pouvez utiliser est de constituer un système de gestion du temps qui contient tout ce dont vous avez besoin pour planifier votre vie et améliorer vos compétences organisationnelles.

Un bon système de gestion du temps contiendra une liste principale où vous pourrez capturer chaque tâche, objectif et action requis au fur et à mesure de leurs apparitions. Cette liste principale (ou liste maîtresse) devient alors le cœur de votre système de gestion du temps pour augmenter la productivité tout au long de votre vie.

À partir de cette liste principale, vous affectez des tâches individuelles à différents mois, semaines et jours.

La deuxième partie du système de gestion du temps est un calendrier qui vous permet d’améliorer vos compétences organisationnelles en planifiant plusieurs semaines ou mois à l’avance. Avec le bon système, vous pourrez transférer des éléments individuels de votre liste principale au jour exact où vous avez l’intention de les terminer.

La prochaine partie de votre système est une liste quotidienne. Cette liste quotidienne est peut-être l’outil de planification le plus important que vous puissiez avoir. Certaines personnes appellent cela une « todo liste ».

Outil gestion du temps n° 2 : augmentez votre productivité en travaillant à partir d’une liste quotidienne

Chaque personne efficace que j’accompagne travaille à partir d’une liste quotidienne. C’est la technique de gestion du temps la plus puissante pour augmenter la productivité et améliorer vos compétences organisationnelles.

Les personnes inefficaces (submergées par trop de choses à faire et trop peu de temps) n’utilisent pas de liste ou ne se réfèrent pas à une liste s’ils en ont une en premier lieu. Ils résistent souvent à l’idée de tout écrire. En conséquence, ils sont continuellement distraits par leur téléphone qui sonne, des interruptions, des urgences inattendues et leurs e-mails.

Lorsque vous créez votre liste quotidienne (le meilleur moment c’est pendant un rituel quotidien), vous commencez par écrire chaque tâche que vous avez l’intention d’accomplir au cours de la journée. Le retour d’expérience est que vous augmenterez votre productivité de 25 % le tout premier jour où vous commencerez à utiliser une liste quotidienne. Cela signifie que vous obtiendrez deux heures supplémentaires de temps productif dans une journée de huit heures grâce au simple fait de dresser une liste de tout ce que vous avez à faire avant de commencer à travailler. Vous pouvez mettre de l’ordre dans votre vie plus rapidement avec une liste qu’avec tout autre outil de gestion du temps.

Une fois que vous aurez rédigé vos listes quotidiennes et commencé à travailler, de nouvelles tâches et responsabilités apparaîtront. Le téléphone sonnera, les courriers arriveront ainsi que les interruptions physiques. Dans tous les cas, notez-les sur la liste avant de les faire.

Parfois, une tâche ou une demande sur votre temps semblera urgente lorsqu’elle se présente. Mais quelque chose qui pourrait vous distraire de votre autre travail retrouve sa véritable importance lorsque vous l’écrivez. Un élément qui est écrit sur la liste à côté de toutes vos autres tâches et responsabilités ne semble souvent pas si important après tout.

Outil gestion du temps n°3 : organisez votre liste par priorité

Une fois que vous avez une liste pour les activités de votre journée, la prochaine étape consiste à organiser cette liste par ordre de priorité. Une fois votre liste organisée, elle devient une carte pour vous guider du matin au soir de la manière la plus efficace pour vous aider à augmenter votre productivité.

Ce outil de gestion du temps vous indique ce que vous avez à faire et ce qui est plus ou moins important. Vous allez bientôt prendre l’habitude d’utiliser votre liste comme plan pour la journée et améliorer vos compétences organisationnelles en cours de route.

Je parle d’une technique de priorisation, la méthode ABCDE dans l’épisode de podcast #7 d’ApoPod.

Refusez de faire quoi que ce soit jusqu’à ce que vous l’ayez écrit sur la liste et organisé par rapport à sa valeur par rapport aux autres choses que vous avez à faire.

Outil gestion du temps n° 4 : améliorez vos compétences organisationnelles avec un échéancier

Il existe une méthode simple pour organiser votre temps et votre emploi du temps jusqu’à 1 an à l’avance. C’est ce qu’on appelle un échéancier. Il s’agit d’un système qui vous permet de planifier et d’organiser vos activités et vos rappels pour les prochains mois avec un système de dossiers.

Tout d’abord, récupérez un classeur ou parapheur à 13 onglets correspondants aux 12 mois de l’année de Janvier à Décembre et le dernier onglet pour les années suivantes.

Il vous faudra en suite un deuxième classeur ou parapheur avec 31 onglets pour les jours du mois.

J’ai pour ma part réuni ces 2 échéanciers dans un seul de la marque Pagna qui comprends tous les onglets nécessaires (sauf l’année suivante que je stocke dans l’onglet de Janvier).

Ce système de gestion du temps est également utilisable avec des dossiers suspendus dans le tiroir de votre bureau par exemple.

Lorsque vous avez un rendez-vous ou une échéance dans six mois par exemple, vous déposez simplement un rappel dans l’onglet du mois concerné.

Puis au début de chaque mois, vous prenez tous les éléments du dossier et les triez dans vos fichiers quotidiens, numérotés de un à trente et un. Chaque jour, vous sortez le dossier de cette journée et cela devient le point de départ de votre planification.

Ce système de gestion du temps prend quelques minutes à mettre en place. Il garantit ensuite que vous améliorez constamment vos compétences organisationnelles et que vous ne manquez ou n’oubliez jamais de suivre un appel, une tâche ou un rendez-vous distant.

Conclusion

Mettre en place et utiliser des outils de gestion du temps vont vous permettre bien entendu de gagner du temps à terme dans la réalisation de vos tâches. Cela va aussi surtout vous permettre de garder le contrôle sur votre activité.

Merci d’avoir lu cet article sur l’amélioration de vos compétences organisationnelles avec des outils de gestion du temps efficaces pour vous aider à augmenter votre productivité tout au long de votre vie.

Fabien

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