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Entretien hebdomadaire 1 à 1
Entretien hebdomadaire 1 à 1

Réalisés de manière régulière, les réunions de management en entretien 1 à 1 (ou one to one) permettent de gagner en croissance individuelle tout en améliorant la performance de l’équipe.

En tant que manager, les réunions de management individuelles offrent l’occasion de se connecter régulièrement avec chaque membre de l’équipe. Elles aident à établir des relations solides, ce qui augmente l’efficacité et la compréhension. En tant que contributeur individuel et membre de l’équipe, ces rencontres sont une composante essentielle de la croissance professionnelle.

Je pense qu’il est extrêmement important de prendre l’habitude d’avoir des conversations régulières avec votre responsable (ou avec chacune des personnes de votre équipe si vous êtes manager). Qu’il s’agisse de vérifier l’état d’un projet, de résoudre des problèmes ou des obstacles, ou de parler de votre croissance actuelle et future, ces réunions créent une base de compréhension, en particulier lorsqu’elles sont effectuées de manière cohérente.

Mais il est facile pour les réunions individuelles de tomber à l’écart. Nous sommes tous occupés et le temps consacré à ces interactions personnelles est souvent écourté, surtout lorsque nous ne sommes pas disciplinés. C’est une grosse erreur.

Au cours de mes années en tant que chef d’agence, j’ai vu l’impact des réunions efficaces sur la progression de notre équipe, et cela est particulièrement vrai des réunions individuelles.

Alors, voici un conseil bonus. Nous l’appellerons Conseil n ° 0: organisez en fait des réunions individuelles de manière cohérente. Chaque semaine ou deux fois par mois fonctionne généralement mieux.

Ces sept conseils vous aideront. Lisez, puis discutez avec votre équipe (ou votre manager) pour tirer le meilleur parti de votre temps ensemble. Vous les trouverez ci dessous mais également dans mon épisode #5 du podcast ApoPod.

Conseil 1: Partagez l’ordre du jour de votre entretien 1 à 1

Il existe des écoles de pensée concurrentes sur la question de savoir si les entretiens de management en 1 à 1 sont principalement destinées au manager ou au membre de l’équipe. S’il est important que les deux parties aient le sentiment que l’entretien 1 à 1 soit une utilisation légitime de leur temps, je pense que les membres de l’équipe devraient avoir la priorité ici.

Je suggère de laisser le membre de l’équipe diriger 75% de l’agenda et le manager 25%. Prenez une minute pour convenir des points que vous aborderez au début de la réunion. (Ou, si vous êtes vraiment organisé, à l’avance.)

Membres de l’équipe, écoutez: avec 75% de la puissance, 75% de la responsabilité! Pensez aux sujets à l’avance et assurez-vous de vous préparer.

Chaque membre de mon équipe et moi partageons une page Onenote sur laquelle nous pouvons ajouter des éléments de l’ordre du jour au fur et à mesure qu’ils nous viennent à l’esprit, suivre ce dont nous avons discuté et nous attribuer des actions de suivi.

Conseil 2: N’utilisez pas l’entretien 1 à 1 pour faire le suivi des actions

Des mises à jour de statut et des actions sont nécessaires entre les managers et les membres de l’équipe. De plus, il s’agit d’un sujet confortable et familier. Pour ces raisons, ils peuvent facilement devenir le point focal des réunions individuelles. Ne laissez pas cela arriver!

Il est toujours conseillé aux managers de donner leur avis sur leurs rapports et de parler fréquemment des objectifs de carrière au lieu de tout mettre de côté pour l’examen annuel. Devinez quoi? Les réunions individuelles sont le moment idéal pour avoir ces conversations.

Les mises à jour des projets devraient (idéalement) se produire via une alternative sans réunion: e-mail, suivi dans un logiciel, chat ou un bon bureau à l’ancienne. S’il y a quelque chose d’important à discuter, comme des pivots ou des décisions importantes, faites-en le dernier sujet de votre agenda individuel afin qu’il ne dépasse pas accidentellement toute la réunion. Sinon vous occulteriez la saveur primordiale de la réunion individuel: échanger, transmettre, accompagner, aider.

Conseil 3: Encourager candeur et bienveillance

Les réunions individuelles ne seront efficaces que si le manager et le membre de l’équipe sont convaincus qu’ils se trouvent dans un espace sûr pour parler ouvertement. Créer cet environnement nécessite des efforts des deux parties.

De leur côté, les managers devraient prendre l’habitude de fournir des retours fréquents avec des exemples spécifiques. Visez un mélange 50/50 entre les éloges et les remarques constructives. Soyez également franc sur les défis auxquels l’équipe est confrontée afin que les membres de votre équipe se sentent profondément liés à la mission de l’équipe. Vous pourriez même les inciter à contribuer à un niveau supérieur.

Pour les membres de l’équipe, soyez ouverts sur les domaines dans lesquels vous avez des difficultés et avez besoin d’aide. Votre manager est là pour vous accompagner. Si la conversation ne devient pas parfois gênante, c’dest que vous n’approfondissez pas les choses importantes.

Conseil 4: Prendre des notes

La prise de notes vous aide à vous souvenir de la discussion, constitue la base des prochaines étapes et indique que vous êtes attaché à la croissance du membre de l’équipe et de l’équipe elle-même. Personnellement, j’ai du mal à prendre des notes au fur et à mesure sur mon ordinateur. Et je n’aime pas que l’un de nous (ou les deux) picore sur nos ordinateurs portables au lieu d’être pleinement engagé dans une écoute active.

Pour éviter que la technologie ne devienne perturbatrice, essayez de consacrer les cinq dernières minutes de vos réunions individuelles à récapituler et à prendre des notes. Ou passez cinq minutes à prendre des notes juste après la réunion pendant que tout est encore frais. Si vous devez taper des notes au fur et à mesure, désactivez au moins les notifications comme les programmes de messagerie et de chat.

Conseil 5: Sortez de votre bureau pour faire un entretien 1 à 1 différent

Varier le lieu de vos réunions individuelles est un excellent moyen de changer vos habitudes d’interaction. La vérité est que vous ne savez pas vraiment comment votre routine assis à table se présente en termes de dynamique de pouvoir.

Réalisez vos entretiens individuels uniquement dans votre bureau ne fera que renforcer un lien de subordination et non pas d’accompagnement

Alors, variez les plaisirs! Réaliser cette réunion dans le bureau de votre collaborateur, dans une salle de réunion, debout, assis .. Bien entendu, si des sujets confidentiels doivent être abordés, cela ne pourra se faire qu’en milieu clos.

Encore mieux: allez prendre un café ensemble. Déjeunez et parlez. Faites une promenade, ce qui est bon pour la pensée créative et l’établissement de relations. Cela pourrait aussi vous changer la vie. Assurez-vous par contre de réaliser les types de conversations qui conviennent à ces différents environnements.

Conseil 6: Etre clair dans le but de la conversation

Pour chaque sujet, définissez clairement ce que vous attendez de la discussion.

Pour les membres de l’équipe: demandez-vous à votre responsable de prendre des mesures ou demandez-vous comment vous devriez agir vous-même?

Managers: demandez aux membres de votre équipe s’ils aimeraient que vous vous impliquiez dans la résolution d’un problème ou s’ils vous signalent simplement une situation délicate sur laquelle ils travaillent.

Préparez chaque réunion avec un ordre du jour ou une liste de sujets dont vous aimeriez discuter. Les responsables peuvent avoir des sujets dont ils aimeraient discuter, mais vous: le membre de l’équipe (rappelez-vous la répartition 75-25 ci-dessus) devriez en fin de compte diriger la discussion.

Conseil 7: Récapitulez et fixez les attentes mutuelles

Nous commençons souvent nos conversations avec les sujets les plus importants et nous terminons par les moins importants. Cela a pour effet de normaliser la priorité des choses dans l’esprit du manager et du membre de l’équipe.

À la fin de la réunion, faites un effort conscient pour récapituler les sujets et les tâches les plus importants, en utilisant des questions telles que:

Quelles sont les attentes les uns des autres cette semaine?
Quelles sont les actions les plus importantes que nous allons entreprendre cette semaine?
Ensuite, reprenez ces points la prochaine fois pour que vous ayez tous les deux l’impression que vos réunions individuelles aient une continuité et un élan en avant d’une semaine à l’autre.

Et vous ? Avez vous mis en place des entretiens 1à 1 ? Ou alors, vous ai je donné envie d’en mettre en place?

Je compte sur vous pour nous en parler en commentaire ou dans le groupe Facebook Privé « Apomind Booster »

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